Cómo preparar tus datos antes de implementar un ERP

Una implementación puede tener las pantallas listas y seguir trabada por los datos. Un mismo cliente aparece con varios nombres, dos productos comparten un código o cada área interpreta un estado de manera diferente. Si esas diferencias pasan al sistema nuevo, también pasan los problemas que generan.

Antes de importar conviene preparar una base acotada, revisar sus reglas y probar un circuito completo. No hace falta ordenar todos los archivos de la empresa para empezar; sí identificar los datos que necesita la primera etapa de trabajo.

Identificá la fuente de cada dato

Armá un inventario de clientes, proveedores, productos, listas de precios y existencias. Para cada conjunto, anotá dónde está la versión vigente y quién puede confirmar que sea correcta. Si hay varias planillas, acordá cuál se utilizará como origen antes de combinar información.

Definí también qué información debe conservarse como archivo histórico y qué registros seguirán activos. Importar todo sin distinguir su uso hace más difícil encontrar lo que el equipo necesita a diario.

Revisá códigos y relaciones

El nombre de un registro puede cambiar; su identificador debe permitir reconocerlo sin ambigüedades. Conservá una relación entre los códigos anteriores y los nuevos para poder rastrear una importación o corregir una diferencia.

• Separá duplicados de registros que se parecen pero corresponden a personas o productos distintos.
• Unificá formatos de fechas, unidades y campos obligatorios.
• Comprobá que los movimientos apunten a clientes y productos existentes.
• Documentá cómo se tratarán los campos vacíos, los registros inactivos y los códigos repetidos.

Probá una muestra con el equipo

Usá una muestra representativa: un cliente con varias direcciones, un producto con variantes y una operación con ajustes. Recorré las tareas que realizará el equipo, desde buscar un registro hasta consultar el resultado de un movimiento.

Compará los totales que correspondan con la fuente acordada y registrá las diferencias. Una importación sin errores técnicos no demuestra, por sí sola, que la información quedó bien interpretada.

Acordá el momento del cambio

Antes de pasar a la operación diaria, definí cuándo se genera la copia final, cómo se incorporan los cambios posteriores y quién acepta el resultado. Conservá una copia del origen y del mapeo utilizado.

La preparación termina cuando el equipo puede reconocer sus datos, explicar las diferencias resueltas y completar las tareas previstas. Ese criterio permite revisar la migración con evidencia concreta.